Može li virtuelni asistent da radi iz klijentove kancelarije
Možda vam ovaj naslov blog posta zvuči malo čudno, ali ja sam ga dobila u formi pitanja nakon jednog sastanka sa klijentom. Razgovor je trajao više od uobičajenog, jer smo se poznavali iz prethodnog perioda, pa je to bila prilika da se ispričamo i na neke druge teme osim one vezane za međusobnu saradnju.
Kada je došlo vreme da se naš razgovor završi, klijent mi je postavio upravo ovo pomenuto pitanje:
“Kao što je bilo reči, planiram da mnoge stvari izmenim u vezi svog pola, a između ostalog da preuredim i kancelariju, pa me zanima, može li ti da radiš iz moje kancelarije? Mislim…da li je to uobičajeno?”
Dala sam svoj odgovor i objasnila način na koji poslujem, ali sam i posle sastanka ostala zapitana nad ovim pitanje. ZAPITANOST – PITANJE – ODGOVOR. Pa, hajde da “razmrsimo konce”.
Verujem da postoje najmanje tri razloga zašto mi je postavljeno ovo pitanje. Ne mora se sve nužno odnositi na konkretnog klijenta, ali razmišljajući i o pitanjima nekih drugih na sličnu temu, došla sam do ova tri zaključka:
1.Neupućenost u način rada virtuelnih asistenata
Pre svega to je isključivo online način poslovanja, a sam virtuelni asistent može svoj posao raditi od kuće, iznajmljene kancelarije, iz nekog haba ili iz neke bašte kafića. On sam nije klijentov zaposleni već poslovni saradnik od koga klijent uzima usluge i vrlo često radi za više klijenata.
Ovo što smatram da je važno jeste da moje kolege i ja treba na pravi način da informišemo svoje klijente i potencijalne klijente kako bi lakše prešli na sledeću lestvicu, a to je:
2.Nepoznavanje online procesa rada i mogućnosti
Šta zapravo mislim kad ovo kažem?
Kada nemate fizički pored sebe kolegu koga možete da pitate nešto šta vas zanima dok radite, da mu date ili zatražite neke smernice gledajući ga tu pored sebe, onda je potrebno da posegnete za drugim načinima komunikacije.
Znam, znam, pomislićete na mobilni telefon, ali nije to jedini način i ne značli da vam se u svakom trenutku vaš saradnik, tj. virtuelni asistent može javiti.
Ono što želim da naglasim jeste da kada poslujete sa virtuelnim asistentima svoje poruke i kraće i duže sastanke možete obavljati putem programa: Skype, Zoom, Viber poziva i sličnih koji mogu biti instalirani i na vaš telefonu i kompjuter. Kao što sam već spomenula, vaš virtuelni asistent najčešće ne radi samo za vas, tako da pripremite svoja pitanja, a njega pitajte kada je slobodan za sastanak sa vama.
Takođe, proces rada i zajedničke zadatke možete postaviti i zajedno pratiti u Task Management sistemina ili Project Management sistemima kao što su Asane, Trello i sl. Nemojte se odmah prepasti, jer su to samo obični programi koji nas svima pomažu da bolje organizujemo posao i što je najvažnije da pratimo njegov tok.
Verujem da već znate da je vrlo važno da jasno definišete proces rada, cilj i vreme za koje se zadaci trebaju uraditi. Bez ova tri elementa kao i bez međusobne saradnje sa virtuelnim asistentom po pitanju davanja smernica, informacija, podataka, sadržaja i svega što je bitno da se posao završi, nema ni dobre saradnje.
Kao što sam u prvom zaključku pozvala svoje kolege da budu tu za svoje klijente, tako sada pozivam klijente da budu tu za svoje virtuelne asistente. Ne plašite se da prihvatite programe koji su vam možda do sada bili nepozanti i što je najvažnije, budite jasni šta i kako želite, jer ako vi ne poznajete svoj biznis i ono što želite njime da postignete, niko vam ne može pomoći.
3.Nepoverenje
Ovaj moj treći zaključak je nepoverenje. Ovo je vrrrrrrlo široka tema, zasnovana na predrasudama da:
- Da ako nekoga možda nikada neću uživo videti, ne mogu biti ni sarađivati sa njim,
- Da je poslovanje preko Interneta 100% prevara
- Da je virtuelni asistent neki čudan naziv za one koji tamo-nešto rade, a ne znam ni šta
I da ne nabrajam dalje.
Na temi poverenja verujem da treba svi da radimo, počev od toga da predrasude maknemo u stranu, a otovrimo oči i uši kada slobodno postavljamo pitanja koja nas zanimaju, jer ne zaboravite NEMA GLUPIH I ČIDNIH PITANJA. Da svaki dan učimo nešto novo i da se ne plašimo nepoznatog.
5 saveta za započinjanje samostalnog VA biznisa dok još radite za druge
Mnogi započinju posao virtuelnog asistenta dok još rade full-time posao u kompanijama. Takav je slučaj bio i sa mnom.
Kada sam započela svoju avanturu zvanu Dodatni posao preko interneta, još uvek sam radila na tzv. stalnom poslu i dobro se sećam koliko je tu bilo izazova. Uklopiti da sve stignem i uradim i na jednom i na drugom poslu, a onda i sve ono treće i četvrto što me čeka. To je bio period kada se ne mogu pohvaliti da sam uspevala da se naspavam. Vikendi su se u mom životu samo tako zvali, ali zapravo su, takođe, predstavljali radne dane, kada se ne uspe sve završiti od ponedeljka do petka.
Ne moram posebno da naglašavam da je za napredovanje u bilo kom poslu potrebna neprestana edukacija kako biste bili u korak sa vremenom, i svojom stručnošću i znanjem donosili kvalitet (u ovom slučaju na oba radna mesta).
Ipak, ne zaboravite da redovno čitate najnovije tekstove iz oblasti kojom se bavite iz VA industrije, gledate webinare i slušate podkaste koji vam mogu dati informacije iz prve ruke. Nemojte zaboraviti radionice, seminare, konferencije koje mogu biti i online i offline, a kojima “ubijete dve muve u isto vreme” – dobijate “sveže” informacije i sklapate nove kontakte.
Ako imate u planu da svoj posao virtuelnog asistenta pretvorite u svoj vlastiti biznis dok još, žargonski rečeno, “radite za druge”, verujem da će vam ovih nekoliko saveta pomoći da kroz taj proces prođete lakše i spremnije.
# 1 – Napravite sistem podrške u svom okruženju
Ova faza u kojoj se vaša najbliža okolina prilagođava na novonastalu situaciju ume da bude puna izazova, ali je vrlo bitna. Mnogi od nas svoj online posao rade od kuće (barem u početku), pa je stoga važno da vaši najbliži znaju da, kada ste u kući dok radite, zapravo kao da niste tu.
Situacija u kojoj ste u 5 ili 6 posle podne stigli sa jednog posla, seli da se malo odmorite, popričali sa ukućanima, a zatim otišli u drugu sobu za svoj laptop da radite uz molbu da vas ne uznemiravanju, traži puno razumevanja od strane okoline. Ali, razumite i vi one oko vas. Objasnite im zašto su ove promene neophodne. Zajedno napravite plan kako će se život i dalje nesmetano odvijati i pored tolikih obaveza. Uključite baka-deka servis i potrudite se da svoje slobodno vreme kvalitetno provedete sa partnerom, decom i ostalima koji vam pružaju podršku i pomoć.
# 2 – Zakazujte apsolutno sve
Svima dan traje 24 sata, a na nama je kako ćemo ga iskoristiti. Stoga, kada vas prijateljica pozove na kafu, vi joj bez griže savesti recite da morate da pogledate svoj planer i zakažite joj tačan termin druženja. Složićete se da je spontanost postala čist luksuz i često rezervisana za onih famoznih 10 dana godišnjeg odmora kada možemo da se opustimo i malo ležernije prstupamo svakom danu. Kao što mnogo poslovnih obaveza dovodi do burnouta, tako i sve prateće životne stvari utiču na to. Stoga, zakazujte sve i planirajte pametno.
# 3 – Važni su rokovi
Kada dogovarate posao sa klijentima, važno je da definišete jasne korake i rokove do kada se određeni posao treba uraditi. Bez obzira što ćete vi biti u određeno vreme za svojim lap-topom i dostupni na Skypeu, biće dana kada se kod vas ili klijenta dese nepredviđene situacije. Tada ustaljeno vreme nije više “u igri”, a stupa na scenu pretežno email. Dotadašnje smernice i dogovori sa jasnim rokom će pomoći da posao ne zaostaje i bude gotov na vreme.
# 4 – Neka vam drugi posao ne bude na poslednjem mestu
Ukoliko ste planirali da razvijete svoj biznis, pristupite mu ozbiljno. Možda mu se za sada posvećujete dva sata dnevno, ali to ne znači da ga treba raditi “tek onako”. Nađite vreme i mesto da se posvetite svom radu. Obezbedite kvalitetan internet, prostor u stanu, kući ili obližnjem kafiću u kome ćete na miru moći da se usredsredite na zahteve svojih klijenata. Ne zaboravite, ovo su počeci i temelji vašeg samostalnog biznisa.
# 5 – Napravite Exit strategiju
Napravite plan i strategiju kako ćete raditi i živeti od svog VA biznisa nakon napuštanja korporativnog posla. Počnite da razmišljate kao preduzetnik koji svoju firmu postavlja na noge, a ne kao zaposleni koji čeka da mu šef kaže šta treba da radi za platu koju će dobiti 5-og u mesecu.
Ukoliko imate priliku da svoj samostalni VA biznis gradite postepeno, uz redovan posao, iskoristite to maksimalno. Preduzetništvo sa sobom nosi puno prednosti, ali i velike izazove, zato je pozicija u kojoj imate vremena da “pripremite teren” značajna predost i olakšavajuća okolnost.
Autor: Marija Trifunović
Izvor: VA Magazin
Kako da se na kraju stresnog radnog dana ne osećate kao izduvan balon
Verovatno su vam poznati oni dani kada jednostavno ne znate gde ćete pre sa poslom. Imate utisak da je sve prioritet. 1.000 je stvari na koje treba da se fokusirate. Rokovi vam „stoje nad glavom“. Neke ranije obaveze već nestrpljivo čekaju da im se posvetite, a one nove su već tu i ne pitaju se koliko ste umorni. Prebukirani.
Uh, inbox je pun, emailovi čekaju da budu pročitani i na njih poslati odgovori. Klijent hoće sastanak što pre.
Može li se prečicama stići do slobodnog vremena?
Verovatno i vi konstantno osećate da vam vreme klizi. Da prolazi kroz prste kao pesak. Da ga stalno još malo nedostaje kako bi se uradilo još ovo i još ovo i još ovo i tako u nedogled.
Iako ne možemo uticati baš na sve okolnosti, ipak je korisno znati po neki trik kako da budemo produktivniji u radu. Kako da ostane više slobodnog vremena naročito ako ste “sam svoj gazda”, pa vaše poslovne obaveze neće niko drugi završiti osim vas samih.
Iako sebe smatram prilično organizovanom osobom, upadam povremeno u zamke izgubljenog vremena. Zaglavim se i tačka. Kako bih se izvukla iz njih trudim se da idem prečicama.
Koje su to prečice za lov na slobodno vreme
Zapiši svoje obaveze
Ako su mi nečiji saveti vezani za dobru organizaciju vremena pomogli onda su to saveti Brajana Trejsija. Koliko god da sam umorna, ili mislim da nemam vremena za to, ipak svoje obaveze pišem unapred. Barem dan ranije. Takođe, trudim se da sam objektivna u planiranju.
Volim notese mada sam veliki fan programa poput Asana. Iako mi je on predviđen za rad sa klijentima, njegov odeljak za “Personal Projects” je moje mesto za planiranje. Može se instalirati i kao aplikacija na telefon radi lakšeg praćenja obaveza. Postoje i drugi Task Management programi kao što su Trello, Kambanchi, MeisterTask ili jednostavno Google kalendar.
Poštuj svoje vreme
Postoje situacije u poslu kada je potrebno odmah reagovati, pa se tada neki planirani zadaci pomeraju za kasnije. Ali, bez obzira na to, poštujem svoje vreme i trudim se da se što više držim plana.
Vreme provedeno na društvenim mrežama (ako ne spada u poslovnu obavezu) trudim se da u toku jednog dana svedem na minimum. Odgovore na mailove obavljam odmah ujutru i na kraju dana. Uvek sam u toku šta me čeka u inboxu, ali odgovaram po prioritetima. Ukoliko mislim da ću upit iz maila brže rešiti razgovorom, to učinim na Skype ili Viber.
Dan počinje od ranog jutra
Testirala sam sebe više puta i ustanovila da mnogo više stvari završim kada ustanem rano ujutru. Neverovatno koliko se toga može završiti do 9h, a dan je faktički tek počeo. Ustajanje vrlo rano mi teže pada u zimskom periodu, ali to nadomešćujem navikom da ustajem uvek u isto vreme.
The Power of NO
Kada god sam prihvatila da radim stvari za koje sam znala da nisu za mene, blokirala sam mogućnosti za one druge. One koje su zapravo My Cup of Tea. Tom blokadom gubila sam dragoceno vreme i energiju.
Kada sam počela da ne prihvatam sve ponude za saradnju, da ne ugađam samo drugima i da odbijam stvari koje ne smatarm korisnim za sebe, primetila sam pozitivne pomake.
I učim i radim
Bez konstantne edukacije nema ni poslovnog napretka, ali i to iziskuje vreme. Na DIDS 2017 konferenciji me je oduševio stručnjak za AdWords, Miroslav Varga, koji je rekao da, bez obzira na veliko iskustvo, svaki dan uči 1-2 sata. Fenomenalno! Time je sve rekao. I da je edukacija neophodna i da je potrebno jasno odrediti vreme za to kao i za sve ostale poslovne obaveze.
Svaki novi dan je novi izazov, ni jedan potpuno isti kao drugi. Iako volim to što radim, slobodno vreme vraća mi snagu. Dok mi rad na zanimljivim projektima daje dobru energiju, snaga tu energiju pokreće. Zato je težnja za balansom nešto čemu bi svi trebalo da težimo.
Autor: Marija Trifunović
Izvor: VA Magazin
